Protocol rapportage en validatie via Deskundigenbericht

Deskundigenbericht is een zelfstandig bedrijf binnen Loyal Experts. Deze protocollen gelden voor de dienstverlening via www.deskundigenbericht.nl en voor de daarbij betrokken deskundigen en expertisebureaus. Deskundigenbericht kan, passend bij de opdracht, deskundigen, registerbouwkundigen, gecertificeerde bouwkundigen, NVT-deskundigen, makelaars, schade-experts en andere specialisten inzetten. Certificering of registratie is een mogelijke externe kwalificatie; de vereisten verschillen per vakgebied en opdracht. Het ECC van Loyal Experts ondersteunt de expertisecoördinatie. De offerte, opdrachtbevestiging, toepasselijke voorwaarden en eventuele gerechtelijke aanwijzingen bepalen de rollen en opdrachtkaders.

1Doel en toepassingsgebied

Dit protocol beschrijft de rapportage en kwaliteitscontrole bij onderzoek via Deskundigenbericht. Het geldt voor deskundigenonderzoek, deskundigenberichten, schade-expertise en andere opdrachten waarvoor rapportage of een schriftelijk advies is overeengekomen. Het resultaat, de onderzoeksmethode, beperkingen en benodigde controles worden vooraf bij de dienst, offerte of opdracht vastgelegd. Dit is een protocol van Deskundigenbericht; het verleent geen externe certificering.

2Betrokken partijen en verantwoordelijkheden

De offerte en opdrachtbevestiging vermelden de contractuele opdrachtnemer, de inhoudelijk uitvoerende deskundige, de opdrachtgever en de rol van het ECC. Deskundigenbericht en een zelfstandig expertisebureau zijn niet zonder meer dezelfde contractspartij. Een deskundige blijft verantwoordelijk voor de eigen deskundigheid, onderzoeksmethode, waarnemingen, onderbouwing en conclusies. Het ECC ondersteunt dossiercoördinatie, planning, overdracht en de overeengekomen kwaliteitscontrole.

3Deskundigheid passend bij de vraag

De benodigde deskundigheid wordt bepaald door de concrete onderzoeksvraag, branche, expertise en het vereiste niveau. Deskundigenbericht kan registerbouwkundigen, gecertificeerde bouwkundigen, NVT-deskundigen, makelaars, schade-experts en andere vakdeskundigen inzetten. Een geldig certificaat, registerinschrijving, beroepskwalificatie of aantoonbare ervaring wordt beoordeeld binnen de betreffende scope. Een kwalificatie voor één vakgebied bewijst geen bevoegdheid voor alle andere vakgebieden. Een externe registratie maakt niet iedere opdracht automatisch tot een gecertificeerde dienst.

4Opdrachtregistratie via LEX-Tool

Een opdracht via het Deskundigenbericht/ECC-proces wordt in LEX-Tool geregistreerd met een herleidbaar opdrachtnummer. Vraagstelling, offerte, opdrachtkaders, betrokken partijen, expertiseadres, uitvoerder, stukken, afspraken en wijzigingen worden aan het dossier gekoppeld. Een aanvraag of beschikbaarheidsmelding is nog geen aanvaarde opdracht. Een LEX-Tool-nummer is een dossierverwijzing en bewijst op zichzelf geen positieve kwaliteitscontrole of verzekeringsdekking.

Bij overdracht naar een andere deskundige worden deskundigheid, onafhankelijkheid, bevoegdheid, kosten en relevante afspraken opnieuw gecontroleerd. De opdrachtgever ontvangt duidelijkheid over de nieuwe uitvoerder. Een opdracht wordt niet zonder vastlegging naar een andere opdrachtnemer of onderzoeksvorm gewijzigd.

5Rapportformat, bronnen en onderzoeksmethode

De deskundige gebruikt het voor de dienst overeengekomen rapportformat of de voorgeschreven inspectie- of rapportagesoftware. Het rapport sluit aan op de vraagstelling, opdrachtgrenzen en toepasselijke vaknormen en bronnen. Het bevat controleerbare waarnemingen, methode, meetgegevens waar van toepassing, beperkingen, bewijsstukken en een gemotiveerde beantwoording. Een sjabloon, logo of geautomatiseerde tekst is geen vervanging voor zelfstandig deskundigenonderzoek.

Goed en deugdelijk werk, goed vakmanschap en relevante normen worden beoordeeld binnen het toepasselijke vakgebied en de overeengekomen onderzoeksmethode. Niet ieder onderzoek omvat maatvoering, een volledige calculatie, destructief onderzoek of laboratoriumonderzoek. Onderzoek dat niet is uitgevoerd, wordt niet als uitgevoerd gepresenteerd. Ontbrekende stukken, onbereikbare onderdelen en niet te verifiëren verklaringen worden als beperking benoemd.

6Hoor en wederhoor en procedureafspraken

De gekozen onderzoeksvorm bepaalt welke partijen worden betrokken, welke stukken worden gedeeld en welke reactiegelegenheid geldt. Bij gezamenlijk onderzoek, bindend advies en gerechtelijk deskundigenonderzoek zijn de overeengekomen of rechterlijk bepaalde procedureafspraken leidend. Een eenzijdige opdracht wordt niet als een gezamenlijk of gerechtelijk onderzoek gepresenteerd. De deskundige vermeldt ontvangen inbreng en hoe deze is gewogen.

7Rapportcontrole en vierogenbeoordeling

Waar dit voor de dienst of opdracht is overeengekomen, wordt de rapportage vóór vrijgave door een bevoegde tweede beoordelaar gecontroleerd. De controle omvat de vraagstelling, opdrachtgrenzen, opbouw, gebruikte bronnen, navolgbaarheid van bevindingen en conclusies, hoor en wederhoor en relevante beperkingen. Controlepunten, eventuele correcties, beoordelaar, datum, rapportversie en besluit worden vastgelegd.

De inhoudelijke deskundige behoudt de verantwoordelijkheid voor het onderzoek en de conclusies. Een tweede beoordelaar mag geen gewenste partijuitkomst opleggen. Een controle is geen garantie dat ieder gebrek is ontdekt, geen onbeperkte inhoudelijke herbeoordeling en geen externe accreditatie of certificering. De omvang van de uitgevoerde controle wordt kenbaar gemaakt.

8Afzonderlijke controle van een bestaand rapport

Een eigen of extern rapport kan, als Deskundigenbericht deze dienst aanbiedt en aanvaardt, voor een afzonderlijke documentcontrole of vierogenadvies worden aangeboden. Vooraf worden vraag, bevoegdheid, doel, beschikbaarheid van het dossier, methode, kosten en beperkingen vastgelegd. Een documentcontrole zonder opname bevestigt niet dat alle fysieke omstandigheden opnieuw zijn onderzocht. Een beoordelaar wijzigt een rapport van een andere opsteller niet zonder een geldige opdracht en bevoegdheid.

Een extern rapport wordt door deze controle niet automatisch een oorspronkelijk door Deskundigenbericht uitgebracht rapport. Het oorspronkelijke document, de opsteller en de afzonderlijke beoordeling blijven herkenbaar. Een positieve controle wordt uitsluitend voor de daadwerkelijk gecontroleerde versie en scope vastgelegd.

9Herkenbaarheid en versiebeheer

Het rapport vermeldt Deskundigenbericht waar deze portal bij de opdracht betrokken is, de contractuele opdrachtnemer, deskundige en eventuele expertiseorganisatie. Neem het LEX-Tool-nummer, dossier- en zaaknummer waar van toepassing, expertiseadres, onderzoeksvraag, onderzoeksvorm, onderzoeksdatum, rapportdatum en versie op. Relevante externe kwalificaties worden feitelijk benoemd met de geldigheid en scope voor zover gecontroleerd.

Het dossier bevat de oorspronkelijke opdracht, de gebruikte rapportversie en de status van de overeengekomen kwaliteitscontrole. Een wijziging krijgt een nieuwe versie of een herkenbaar revisie- of addendumdocument; eerdere rapporten worden niet stilzwijgend overschreven. Een logo, nummer of professionele vormgeving alleen bewijst geen gecontroleerde herkomst. Twijfel over herkomst of bevoegd gebruik van het Deskundigenbericht-beeldmerk wordt aan het ECC voorgelegd.

10Beroepsaansprakelijkheid en opdrachtvoorwaarden

De offerte en opdrachtbevestiging maken duidelijk welke voorwaarden en verzekeringsroute gelden. De zelfstandige deskundige of het bureau moet de passende eigen verzekering en de eventuele collectieve route via Loyal Experts/ECC laten controleren voor de concrete werkzaamheden. Dienst, scope, overeengekomen software of template, opdrachtregistratie en polisvoorwaarden kunnen bepalend zijn voor toepasselijkheid.

Een account, certificaat, registerinschrijving, rapportcontrole of LEX-Tool-nummer geeft op zichzelf geen verzekeringsgarantie. Afzonderlijke controle van een extern rapport brengt de oorspronkelijke uitvoering niet automatisch onder een collectieve verzekering. Het dossier vermeldt de toepasselijke route; de polisvoorwaarden en beoordeling van de verzekeraar blijven bepalend. De aanvrager krijgt vóór de opdracht gelegenheid de toepasselijke voorwaarden in te zien.

11Kosten en afzonderlijke vervolgopdrachten

De offerte, opdrachtkaart of vooraf aanvaarde dienstverlening bepaalt het tarief en welke dossierstudie, rapportage en kwaliteitscontrole zijn inbegrepen. Een afzonderlijke rapportcontrole, aanvullend advies, opname, specialistisch onderzoek of herstelbegroting vereist een duidelijke kosten- en opdrachtafspraak. Er ontstaat geen automatische gratis vervolgopdracht door het indienen van een rapport of reactie. Bestaande wettelijke en contractuele herstelverplichtingen blijven gelden.

12Revisie, addendum en klachten

Een onderbouwd verzoek om een concrete correctie volgt het revisieprotocol van Deskundigenbericht. Nieuwe feiten, aanvullende vragen of vervolgonderzoek volgen het addendumprotocol en de daarvoor overeengekomen opdracht- en kostenafspraken. Een klacht over dienstverlening volgt het klachtenprotocol. Deze routes geven geen recht op een gewenste conclusie en mogen niet worden gebruikt om onafhankelijk onderzoek te beïnvloeden. Bij gerechtelijk onderzoek blijven de aanwijzingen van het gerecht leidend.

13Herkomstcontrole voor een ontvangen rapport

Als herkomstcontrole wordt aangevraagd en aanvaard, controleert het ECC de genoemde opsteller, organisatie, opdrachtregistratie, rapportversie, eventuele kwaliteitscontrole en het gebruik van het Deskundigenbericht-beeldmerk. De uitkomst wordt met de toegepaste controles en beperkingen gemotiveerd. Ontbrekende dossiergegevens verhinderen mogelijk bevestiging van de herkomst, maar bewijzen op zichzelf geen bedrog. Een herkomstcontrole bevestigt niet automatisch de technische juistheid van alle bevindingen en verandert het ontvangen rapport niet in een nieuwe onderzoeksopdracht.

14Afgeschermd dossier en toegang

Opdrachtgevers, deskundigen en beoordelaars krijgen uitsluitend toegang tot de dossiers en functies waarvoor zij bevoegd zijn. Een functietitel of algemeen account verleent geen toegang tot andere dossiers. Rapporten, bronbestanden, stukken, controles en notities worden afgeschermd verwerkt. Openbare protocolpagina's tonen geen interne beoordelingswerkplek of vertrouwelijke dossiergegevens.

15Vastlegging en beheer

Deskundigenbericht en het ECC leggen de gekozen onderzoeksvorm, betrokken deskundigheid, opdrachtgrenzen, voorwaarden, versies en overeengekomen controle vast. De gepubliceerde protocolversie wordt vooraf beschikbaar gesteld en waar toepasselijk aan de opdracht gekoppeld. Een nieuw protocol wijzigt een eerdere opdracht niet automatisch. Het protocol sluit toepasselijke wettelijke rechten en rechterlijke aanwijzingen niet uit.