Onafhankelijkheidstoets bij deskundigenonderzoek: controle vóór én tijdens de opdracht

Een deskundigenbericht kan technisch zorgvuldig zijn en toch aan overtuigingskracht verliezen wanneer achteraf discussie ontstaat over de onafhankelijkheid van de deskundige. Daarom hoort de onafhankelijkheidstoets niet pas in het rapport thuis. De toets begint vóór de opdracht wordt aanvaard en blijft tijdens het hele deskundigenonderzoek actueel.

De Rechtspraak noemt voor gerechtelijk deskundigen vijf kernwaarden: onafhankelijkheid, onpartijdigheid, zorgvuldigheid, vakbekwaamheid en integriteit. De Gedragscode gerechtelijk deskundigen bepaalt daarnaast dat de deskundige zelfstandig tot een oordeel komt, geen inhoudelijk belang bij de uitkomst heeft en zich niet laat leiden door het belang van een partij, opdrachtgever of derde.

De Leidraad deskundigen in civiele zaken werkt dit praktisch uit. Een mogelijke relatie kan direct zichtbaar zijn, maar ook pas blijken na bestudering van het dossier of tijdens het onderzoek. Relevante omstandigheden moeten dan worden gemeld. Verzwijgen levert volgens de Leidraad in het algemeen grotere problemen op dan de kwestie tijdig aan de orde stellen.

Deze bronnen zijn geschreven voor door de rechter benoemde deskundigen. De praktische systematiek — vooraf relaties controleren, mogelijke conflicten melden, de toets herhalen en de uitkomst vastleggen — is ook bruikbaar bij gezamenlijk deskundigenonderzoek, bindend deskundigenonderzoek, contra-expertise en ander onafhankelijk onderzoek. De concrete opdracht en toepasselijke procedure blijven steeds leidend.

Onafhankelijkheid en onpartijdigheid zijn niet hetzelfde

Onafhankelijkheid gaat over de positie van de deskundige ten opzichte van de partijen, organisaties, het object en de uitkomst. Bestaan er persoonlijke, zakelijke, financiële of eerdere professionele relaties die de vrije beoordeling kunnen raken of de indruk daarvan kunnen wekken?

Onpartijdigheid gaat over de houding tijdens de uitvoering. De deskundige mag niet bevooroordeeld zijn, geen gewenste uitkomst nastreven en de onderzoeksmethode, bevindingen of formulering niet laten sturen door het belang van een betrokken partij.

Een deskundige kan dus vakinhoudelijk zeer geschikt zijn, maar vanwege een relevante relatie niet passend zijn voor een bepaalde opdracht. Andersom is het ontbreken van een relatie niet voldoende: ook de uitvoering en rapportage moeten zelfstandig, evenwichtig en controleerbaar blijven.

Wat moet vóór de opdracht worden gecontroleerd?

Een bruikbare toets begint met een volledige lijst van betrokkenen. Alleen de naam van de aanvrager controleren is onvoldoende. Breng ten minste in beeld:

• partij 1 en partij 2, inclusief handelsnamen en concernrelaties;
• advocaten, juristen, rechtsbijstandverleners en verzekeraars;
• aannemers, onderaannemers, leveranciers en adviseurs die inhoudelijk bij het geschil betrokken zijn;
• eerdere deskundigen, inspecteurs of onderzoekers;
• het object, project, adres en eventuele eerdere dossiernummers;
• de beoogde hoofddeskundige en iedere aanvullende of geassigneerde deskundige;
• organisaties waar de deskundige voor werkt of recent voor heeft gewerkt.

Daarna wordt per deskundige gecontroleerd of sprake is van persoonlijke bekendheid, een zakelijke relatie, eerdere advisering, betrokkenheid bij hetzelfde object of onderwerp, een financieel belang of een andere omstandigheid die relevant kan zijn.

Niet iedere professionele kennismaking leidt automatisch tot uitsluiting. De aard, intensiteit, actualiteit en betekenis van de relatie zijn van belang. Juist daarom moet de omstandigheid worden vastgelegd en volgens de toepasselijke procedure worden beoordeeld, in plaats van stilzwijgend als onbelangrijk terzijde te worden geschoven.

Eerdere betrokkenheid vraagt om precieze vastlegging

Een deskundige kan eerder een keuring, advies, opname of rapport hebben uitgevoerd voor één van de partijen of voor hetzelfde object. Dat betekent niet in iedere situatie automatisch dat nieuw onderzoek onmogelijk is. Wel moet helder zijn:

• wat de eerdere opdracht inhield;
• voor wie die opdracht is uitgevoerd;
• welke informatie toen is verkregen;
• of al een oordeel over hetzelfde geschilpunt is gevormd;
• of de deskundige eigen eerder werk zou moeten controleren;
• of vertrouwelijke informatie uit de eerdere opdracht een rol kan spelen;
• hoe de andere partijen tegen de betrokkenheid aankijken.

Bij twijfel is openheid noodzakelijk. De Gedragscode verlangt dat een potentieel belangenconflict en eerdere betrokkenheid bij de zaak, een partij of het onderwerp van geschil onverwijld schriftelijk aan de opdrachtgever worden gemeld.

Wie betaalt, bepaalt niet de uitkomst

Een partij mag buiten de rechtbank om zelf een deskundige inschakelen en de kosten betalen. De Rechtspraak maakt dat onderscheid expliciet. Betaling door één partij maakt een deskundige echter niet tot belangenbehartiger.

De opdrachtgever mag de onderzoeksvraag, het doel en het beschikbare kostenkader afspreken. De deskundige bepaalt binnen die opdracht zelfstandig welke geschikte methode nodig is, welke bevindingen worden gedaan en welke conclusies vakinhoudelijk kunnen worden getrokken. Een gewenste uitkomst, druk op formuleringen of het weglaten van ongunstige bevindingen past daar niet bij.

De Gedragscode bepaalt voor gerechtelijk deskundigen dat iedere relevante beïnvloeding of poging daartoe schriftelijk moet worden gemeld en in het verslag moet worden opgenomen. Ook bij ander onafhankelijk onderzoek is het praktisch verstandig vooraf vast te leggen dat inhoudelijke conclusies niet door opdrachtgever, partij of financier kunnen worden voorgeschreven.

De toets stopt niet na de opdrachtbevestiging

Nieuwe omstandigheden kunnen tijdens het onderzoek ontstaan of pas dan zichtbaar worden. Denk aan:

• een onbekende concernrelatie die uit de stukken blijkt;
• een eerder project waarbij de deskundige of diens werkgever betrokken was;
• een wisseling van werkgever;
• uitbreiding van het onderzoek met een nieuwe partij of verzekeraar;
• inschakeling van een constructeur, calculator, installatiedeskundige of laboratorium;
• een aanvullende onderzoeksvraag waarbij de deskundige eerder advies heeft gegeven;
• contact buiten de afgesproken communicatieroute;
• een poging om onderzoek, bevindingen of rapporttekst te beïnvloeden.

De toets moet daarom op vaste momenten worden herhaald: bij intake, vóór koppeling van de deskundige, na ontvangst van de volledige stukken, bij uitbreiding van partijen of onderzoeksvragen en vóór definitieve rapportage.

Ontstaat een mogelijke belemmering, leg de werkzaamheden dan zo nodig stil totdat volgens de gekozen procedure is beoordeeld of de deskundige kan doorgaan. Bij een gerechtelijke benoeming beslist het gerecht over het vervolg. Bij een private opdracht moeten de opdrachtvoorwaarden en procedure bepalen wie beoordeelt, welke partijen worden geïnformeerd en of vervanging nodig is.

Multidisciplinair onderzoek: toets iedere deskundige afzonderlijk

Bij multidisciplinair onderzoek is één algemene verklaring van de hoofddeskundige niet genoeg. Iedere deskundige en iedere relevante derde moet worden gecontroleerd op relaties, belangen en eerdere betrokkenheid. De Gedragscode geldt voor gerechtelijk deskundigen ook wanneer zij zich laten bijstaan door interne medewerkers of derden.

Leg per discipline vast:

• naam, organisatie, rol en concrete deelvraag;
• relevante vakbekwaamheid en grenzen van de deskundigheid;
• uitkomst en datum van de onafhankelijkheidstoets;
• gemelde relaties of eerdere betrokkenheid;
• wie de omstandigheid heeft beoordeeld;
• of partijen zijn geïnformeerd en welke beslissing is genomen;
• welke werkzaamheden en deelbevindingen in het centrale rapport worden verwerkt.

De hoofddeskundige bewaakt de samenhang, maar iedere deskundige blijft herkenbaar verantwoordelijk voor het eigen vakinhoudelijke oordeel. Dat voorkomt dat deelconclusies anoniem opgaan in één rapport en maakt zichtbaar wie welke vraag heeft onderzocht.

Onafhankelijkheid vervangt hoor en wederhoor niet

Een onafhankelijke deskundige kan nog steeds met onvolledige of eenzijdig aangeleverde informatie werken. Onafhankelijkheid en hoor en wederhoor zijn daarom verschillende waarborgen.

De onafhankelijkheidstoets ziet op de positie en houding van de deskundige. Hoor en wederhoor ziet op de mogelijkheid voor partijen om volgens de gekozen procedure relevante informatie, opmerkingen en onderzoekswensen in te brengen. Beide dragen bij aan een controleerbaar deskundigenbericht, maar het ene herstelt niet automatisch een gebrek in het andere.

Wat hoort in het dossier en rapport?

Een controleerbare vastlegging hoeft geen onnodige persoonsgegevens of volledige relatiegeschiedenis openbaar te maken. Wel moet het dossier aantonen dat de toets werkelijk is uitgevoerd. Leg minimaal vast:

• datum en reikwijdte van de toets;
• gecontroleerde partijen, organisaties, objecten en betrokken deskundigen;
• verklaring van de deskundige;
• gemelde omstandigheden en hun beoordeling;
• eventuele instemming, beslissing of vervanging;
• datum en reden van een herhaalde toets;
• relevante wijzigingen tijdens de opdracht.

In het deskundigenbericht kan vervolgens kort worden beschreven hoe onafhankelijkheid en onpartijdigheid zijn geborgd en welke relevante omstandigheden volgens de procedure zijn gemeld. De formulering moet passen bij de opdracht en privacy van betrokkenen.

Een passende onderzoeksvraag

Deze vraag verbindt deskundigheid aan onafhankelijkheid. Daarmee wordt voorkomen dat uitsluitend wordt gezocht naar iemand die het vakgebied kent, zonder te controleren of die persoon ook voor dit specifieke dossier passend is.

Praktische controlelijst vóór de start

• Zijn alle partijen, vertegenwoordigers, verzekeraars en betrokken organisaties bekend?
• Zijn handelsnamen, concernrelaties, projectadres en eerdere dossiernummers meegenomen?
• Heeft iedere beoogde deskundige een eigen verklaring afgelegd?
• Is eerdere betrokkenheid bij partij, object, geschil of onderzoek gecontroleerd?
• Heeft iemand een financieel, zakelijk of inhoudelijk belang bij de uitkomst?
• Valt de volledige vraagstelling binnen de deskundigheid en beschikbare faciliteiten?
• Is duidelijk wie mogelijke omstandigheden beoordeelt?
• Is vastgelegd wanneer de toets wordt herhaald?
• Geldt de toets ook voor later ingeschakelde deskundigen en derden?
• Is de communicatieroute met partijen vooraf afgesproken?

De concrete vervolgstap

Doorloop vóór de koppeling van een deskundige de onderzoeksstap. Daar worden de partijen, het object, bestaande rapporten, betrokken organisaties, onderzoeksvragen en benodigde disciplines geordend. Het Expertisecoördinatiecentrum kan vervolgens de onafhankelijkheid en beschikbaarheid van de beoogde deskundige toetsen en bepalen of één deskundige of een multidisciplinair team passend is.

De informatie in dit artikel is algemeen en vormt geen juridisch advies. Bij een gerechtelijk deskundigenonderzoek zijn de beschikking, de Leidraad en aanwijzingen van het gerecht leidend. Bij ander onderzoek bepalen de opdrachtbevestiging, procedureafspraken en toepasselijke beroepsnormen de werkwijze.